項(xiàng)目管理是指在確定的時(shí)間范圍內(nèi)，為了高效率完成既定目標(biāo)，經(jīng)由特殊形式的臨時(shí)性組織運(yùn)行機(jī)制，并通過有效的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制，充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的高效管理，需借助計(jì)算機(jī)和信息化技術(shù)，以項(xiàng)目管理方法和理論為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，開發(fā)出符合企業(yè)需求的項(xiàng)目管理軟件，以協(xié)助項(xiàng)目的實(shí)施。

    傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)將項(xiàng)目文檔，如產(chǎn)品CAD圖文檔、工藝文件等嵌套在實(shí)施流程中，以致無法對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行集中管理。系統(tǒng)也沒有配置專門的工作流管理系統(tǒng)，只能處理特定的開發(fā)流程，軟件適應(yīng)性低。為了解決上述問題，在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中設(shè)置了單獨(dú)的文檔管理模塊對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行管理，并引入工作流管理系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程進(jìn)行創(chuàng)建、配置、流轉(zhuǎn)和監(jiān)控。項(xiàng)目管理的對(duì)象是某光電產(chǎn)品制造企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目，根據(jù)企業(yè)需求，選擇IBM公司的Lotus Donuno/Notes為軟件開發(fā)平臺(tái)。Domino/Notes系統(tǒng)集成了應(yīng)用軟件開發(fā)環(huán)境和文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅能高效地管理文件，而且可提供多重安全保障，確保了系統(tǒng)的安全性。

1 項(xiàng)目實(shí)施流程分析

    項(xiàng)目管理系統(tǒng)將工作流管理系統(tǒng)和企業(yè)業(yè)務(wù)流程重構(gòu)(Business Process Reengineering，BPR)技術(shù)相結(jié)合來管理企業(yè)的各種流程，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程的自動(dòng)化。本系統(tǒng)設(shè)計(jì)的指導(dǎo)原則是以實(shí)際項(xiàng)目的實(shí)施過程為基礎(chǔ)，以標(biāo)準(zhǔn)流程為導(dǎo)向，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)范而高效的管理，因此系統(tǒng)設(shè)計(jì)的首要任務(wù)是將項(xiàng)目實(shí)施過程和標(biāo)準(zhǔn)流程聯(lián)系起來。

    1.1 項(xiàng)目流程現(xiàn)狀

    項(xiàng)目類別不同，其實(shí)施的流程也不同，有些項(xiàng)目在產(chǎn)品研發(fā)過程中省去了一些無實(shí)際意義的環(huán)節(jié)，由此可見項(xiàng)目實(shí)施的流程存在不一致性，為了方便流程的管理，需將項(xiàng)目按照產(chǎn)品類別對(duì)實(shí)施的流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于電子行業(yè)產(chǎn)品研發(fā)流程，依據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)目前的標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)完整項(xiàng)目設(shè)置有23個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)什么時(shí)候執(zhí)行、由什么人執(zhí)行、執(zhí)行什么任務(wù)都有具體說明，供企業(yè)參考執(zhí)行。企業(yè)在開發(fā)新產(chǎn)品時(shí)，會(huì)根據(jù)開發(fā)對(duì)象的特點(diǎn)和企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)ISO標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行必要的調(diào)整，主要是去除對(duì)本企業(yè)不必要的環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化開發(fā)過程，節(jié)約開發(fā)成本。為了使企業(yè)項(xiàng)目流程符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也保持項(xiàng)目流程的企業(yè)特色，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目管理的流程進(jìn)行調(diào)整和規(guī)范。

    1.2 標(biāo)準(zhǔn)流程模型建立

    根據(jù)ISO9000標(biāo)準(zhǔn)，電子產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目的完整實(shí)施流程包含7個(gè)階段，共23個(gè)環(huán)節(jié)。實(shí)際項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，項(xiàng)目以階段為任務(wù)單位執(zhí)行，每個(gè)階段指定實(shí)施負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)該階段研發(fā)工作的完成和階段文檔的上傳和提交操作。因此，在項(xiàng)目流程建模時(shí)將一個(gè)項(xiàng)目任務(wù)分解為幾個(gè)階段性任務(wù)進(jìn)行處理，每個(gè)階段的任務(wù)包括階段相關(guān)技術(shù)文檔的提交和階段工作文檔的審批，分別由文檔管理模塊和流程管理模塊來處理，這樣一個(gè)項(xiàng)目流程按階段被分解為若干個(gè)局部小流程，完整的項(xiàng)目流程包含的環(huán)節(jié)見圖1。

    圖1 完整項(xiàng)目環(huán)節(jié)分布圖

    如圖1，將一個(gè)完整的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目流程分成7個(gè)階段，7個(gè)階段分別對(duì)應(yīng)著7個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的流程，以項(xiàng)目立項(xiàng)為例，此階段的業(yè)務(wù)流程如圖2。

    圖2 項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)流程圖

    從總體來看，每個(gè)階段對(duì)應(yīng)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)流程，7個(gè)階段之間本身也構(gòu)成了一個(gè)順序執(zhí)行的流程，即通過一個(gè)兩層流程模型來模擬項(xiàng)目實(shí)施的過程。標(biāo)準(zhǔn)流程固定不變，而階段的數(shù)量可變，階段數(shù)量的變化即對(duì)應(yīng)了項(xiàng)目類別的變化，這樣便于提高項(xiàng)目流程構(gòu)成的模塊化程度。7個(gè)階段的數(shù)量組合構(gòu)成了項(xiàng)目實(shí)施流程的通用模型，企業(yè)在實(shí)際產(chǎn)品開發(fā)時(shí)，可以根據(jù)項(xiàng)目類別在7個(gè)標(biāo)準(zhǔn)階段內(nèi)進(jìn)行勾選，從而確定項(xiàng)目實(shí)施的流程。

2 項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能模塊

    根據(jù)前面的分析，將項(xiàng)目分為文檔和流程兩部分內(nèi)容進(jìn)行管理，系統(tǒng)功能模塊如圖3。

    圖3 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

    2.1 文檔管理模塊

    文檔管理模塊主要對(duì)項(xiàng)目中每個(gè)階段的技術(shù)文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)文檔的錄入、檢索和查看等功能。項(xiàng)目實(shí)施過程中生成的文檔有兩類，一類是審批文檔，嵌入在各階段的流程中，并在流程的節(jié)點(diǎn)之間傳遞，在每個(gè)節(jié)點(diǎn)處由具有相應(yīng)權(quán)限的人員填寫審批意見，通過點(diǎn)擊不同的操作按鈕（如通過、駁回等）決定流程的走向。另一類是項(xiàng)目在每個(gè)階段的技術(shù)文檔，是文檔管理模塊的主要管理對(duì)象，這些文檔的管理與其對(duì)應(yīng)階段的流程管理相對(duì)獨(dú)立，但兩者均提供http網(wǎng)址鏈接到對(duì)方頁面，實(shí)現(xiàn)文檔管理和流程管理的關(guān)聯(lián)互通，便于項(xiàng)目監(jiān)控人員通過項(xiàng)目實(shí)施流程查看各個(gè)階段的技術(shù)文檔，也能在查看各階段技術(shù)文檔的同時(shí)監(jiān)控該階段的實(shí)施流程，從而使具有相關(guān)權(quán)限的人員可以對(duì)項(xiàng)目的整體情況進(jìn)行把握和控制，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和作出項(xiàng)目調(diào)整決策。

    2.2 工作流管理系統(tǒng)

    工作流管理系統(tǒng)是一個(gè)實(shí)現(xiàn)流程流轉(zhuǎn)的軟件系統(tǒng)，主要完成工作流的定義、生成、流轉(zhuǎn)和流程管理工作，并按照在計(jì)算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行。本文項(xiàng)目管理系統(tǒng)中引入神州數(shù)碼的工作流管理系統(tǒng)——digiflow，這是個(gè)基于Lotus Domino/Notes平臺(tái)開發(fā)的可視化流程管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中提供了功能強(qiáng)大、靈活的圖形化自定義工作流程管理，主要通過人（角色）、流程和表單來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程，具體步驟為：先定義好流程，包括繪出流程圖、設(shè)置流程流轉(zhuǎn)的條件和設(shè)定流程中各個(gè)節(jié)點(diǎn)的角色權(quán)限等；然后將該流程對(duì)應(yīng)的表單畫出并在表單頁面通過添加讀者和作者域進(jìn)一步對(duì)角色和權(quán)限進(jìn)行細(xì)化設(shè)置，作為審批文檔的模板；最后將流程和表單關(guān)聯(lián)配置。

3 項(xiàng)目管理系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

    根據(jù)系統(tǒng)功能模塊的劃分，擬出項(xiàng)目管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案如圖4。

    圖4 系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

    項(xiàng)目實(shí)施過程如下：

    (1)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)。只有立項(xiàng)申請(qǐng)通過的項(xiàng)目才能進(jìn)行接下來的階段任務(wù)。項(xiàng)目立項(xiàng)申批文檔如圖5。

    圖5 項(xiàng)目立項(xiàng)建議書申請(qǐng)

    (2)新建項(xiàng)目。確定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，如圖6。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃指出了項(xiàng)目組織未來努力的方向和奮斗目標(biāo)，完善的項(xiàng)目計(jì)劃可以使失敗概率降至最低，以最大限度地保證在預(yù)期的期限內(nèi)取得預(yù)期的效果。

    圖6 項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

    (3)分階段執(zhí)行。主要完成兩個(gè)任務(wù)，一是推動(dòng)各階段業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)直至結(jié)束，以設(shè)計(jì)評(píng)審階段為例，圖7顯示了該階段業(yè)務(wù)流程處于研發(fā)部審批環(huán)節(jié)的頁面；二是將各個(gè)階段的相關(guān)文檔（技術(shù)資料、工藝文件等）上傳到文檔管理系統(tǒng)，作為公司項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)資料保存，便于日后查看和分析，如圖8。在關(guān)聯(lián)文檔選項(xiàng)卡界面提供鏈接到該階段流程執(zhí)行頁面的http地址。

    圖7 設(shè)計(jì)評(píng)審審批流程

    圖8 階段任務(wù)提交

    (4)項(xiàng)目結(jié)束。項(xiàng)目結(jié)束分兩種情況，一是正常結(jié)束，項(xiàng)目最后一個(gè)階段的任務(wù)完成即說明該項(xiàng)目已經(jīng)正常結(jié)束。二是項(xiàng)目終止，說明項(xiàng)目在實(shí)施過程中因?yàn)槟撤N原因在某個(gè)中間階段終止。

4 結(jié)論

    實(shí)際應(yīng)用表明，將產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目的流程和文檔兩部分內(nèi)容分開管理后，項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)兩者可同時(shí)進(jìn)行，互不影響，而在查看項(xiàng)目（項(xiàng)目監(jiān)控）時(shí)又可使兩者統(tǒng)一管理，不僅提升了項(xiàng)目執(zhí)行效率、加強(qiáng)了項(xiàng)目的監(jiān)管功能，而且對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行了有效管理，切實(shí)提高了企業(yè)項(xiàng)目管理水平。目前，項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以在以下兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和擴(kuò)充：一是工作流引擎支持動(dòng)態(tài)生成工作流程，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目流程的動(dòng)態(tài)可變；二是引入績(jī)效評(píng)價(jià)模塊，通過對(duì)項(xiàng)目實(shí)施人員項(xiàng)目完成質(zhì)量、效率以及進(jìn)度把握等指標(biāo)進(jìn)行綜合量化，從而作為人員績(jī)效評(píng)價(jià)的依據(jù)。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

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本文標(biāo)題：基于工作流和文檔管理的項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

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