隨著兵器行業(yè)業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)展以及信息化技術(shù)的快速發(fā)展，科研生產(chǎn)形成的資料數(shù)據(jù)基本上實(shí)現(xiàn)了全流程無(wú)紙化，原有針對(duì)紙質(zhì)檔案的管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足工作的需要。近幾年，黨中央、國(guó)務(wù)院從國(guó)家發(fā)展大局出發(fā)，就加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作作出重大部署，制定了加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)的若干意見(jiàn)，提出了信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的指導(dǎo)思想、主要原則和總體任務(wù)。國(guó)家檔案局陸續(xù)發(fā)布了多項(xiàng)電子文件管理、電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)，國(guó)際上提出的電子文件全生命周期管理的理論也越來(lái)越成熟，即電子文件管理流程是對(duì)文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀過(guò)程中所涉及到的管理工作的總稱。依據(jù)《集團(tuán)公司管理信息化總體方案>和《兵器檔案技術(shù)發(fā)展路線圖》所構(gòu)筑的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，要立足于兵器集團(tuán)的應(yīng)用需求，建設(shè)數(shù)字檔案館，利用兵器工業(yè)檔案管理系統(tǒng)，針對(duì)重點(diǎn)型號(hào)產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)的采集、接收、歸檔管理、檢索利用的全流程進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)“資源管理數(shù)字化、檔案管理信息化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化”。

    檔案管理系統(tǒng)主要進(jìn)行日常檔案業(yè)務(wù)管理工作，在檔案館內(nèi)部署核心存儲(chǔ)環(huán)境，按照檔案業(yè)務(wù)管理需要建設(shè)檔案采集接收平臺(tái)、綜合檔案管理平臺(tái)和檔案信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案館的“收、管、用”各項(xiàng)業(yè)務(wù)應(yīng)用。其中主要包括檔案接收、檔案整理、檔案保管、檔案利用、信息管理、檔案編研，以實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有檔案管理流程的電子化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面信息化。

一、建立產(chǎn)品檔案采集接收平臺(tái)

    接收的產(chǎn)品檔案包含定型文件、所有零部件的定型產(chǎn)品圖紙以及配套光盤(pán)，應(yīng)一并歸檔。在接收過(guò)程中檔案人員首先需要對(duì)各單位申請(qǐng)入館的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)符合歸檔要求的檔案進(jìn)行接收，按照實(shí)際業(yè)務(wù)流程核對(duì)移交接收清冊(cè)和相關(guān)目錄。

    要在檔案管理系統(tǒng)中建立檔案接收登記數(shù)據(jù)庫(kù)，并設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，登記主要的接收信息字段，包括：產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品代號(hào)、分類號(hào)、定型文號(hào)、卷數(shù)、報(bào)送單位名稱、報(bào)送人與聯(lián)系方式、接收人等信息，檔案管理系統(tǒng)按每個(gè)產(chǎn)品檔案的接收順序自動(dòng)生成接收登記號(hào)，并按當(dāng)時(shí)日期形成接收日期信息。還可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置統(tǒng)計(jì)條件，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)形成接收登記情況報(bào)表并打印。

二、建立產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫(kù)

    隨著信息化管理的不斷深入，越來(lái)越多的科研生產(chǎn)推行PDM系統(tǒng)，因此，檔案部門(mén)需要接收定型產(chǎn)品圖紙資料以及設(shè)計(jì)電子文件。建立產(chǎn)品檔案全圖文數(shù)據(jù)庫(kù)可以為實(shí)現(xiàn)全文檢索創(chuàng)造條件，為檔案利用者提供更便捷的檔案檢索途徑；還可以在較大范圍內(nèi)充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)的前提，建立結(jié)構(gòu)化的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，首先要設(shè)計(jì)庫(kù)結(jié)構(gòu)，而且盡可能地實(shí)現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一。庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)具體包括三項(xiàng)內(nèi)容：第一，確定著錄對(duì)象（字段）的層次結(jié)構(gòu)；第二，確定每一層面著錄對(duì)象所包含的著錄項(xiàng)目；第三，確定每個(gè)著錄項(xiàng)目在數(shù)據(jù)庫(kù)中的標(biāo)識(shí)及格式（字段名、字段類型、字段長(zhǎng)度和約束條件等）。

    建立產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫(kù)，并將數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)置為產(chǎn)品級(jí)、文件級(jí)與電子文件級(jí)三級(jí)結(jié)構(gòu)。在產(chǎn)品級(jí)目錄設(shè)置產(chǎn)品相關(guān)信息字段，包括：產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品代號(hào)、分類號(hào)、定型文號(hào)、卷數(shù)、冊(cè)數(shù)、保管期限、密級(jí)、光盤(pán)號(hào)等。在文件級(jí)目錄設(shè)置以冊(cè)為單位的相關(guān)信息字段，包括：產(chǎn)品冊(cè)內(nèi)名稱、產(chǎn)品代號(hào)、產(chǎn)品序號(hào)、分類號(hào)、卷號(hào)、冊(cè)號(hào)、圖號(hào)等。設(shè)置文件級(jí)的產(chǎn)品序號(hào)與產(chǎn)品級(jí)相同字段進(jìn)行關(guān)聯(lián)組卷。在電子文件級(jí)可以批量上載接收的電子文件，設(shè)置電子文件名稱與文件級(jí)目錄相關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)提供批量導(dǎo)入上載掛接的功能，即系統(tǒng)通過(guò)批量上載操作，將某個(gè)目錄下所有文件一次性上載到系統(tǒng)中。

    對(duì)于離線接收的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在某些數(shù)據(jù)文件中，可將標(biāo)準(zhǔn)格式的數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)（如excel/dbf格式的數(shù)據(jù)）導(dǎo)入到系統(tǒng)中，同時(shí)可設(shè)置三級(jí)目錄字段之間的相互關(guān)聯(lián)規(guī)則，將目錄數(shù)據(jù)及其電子檔案直接上傳到系統(tǒng)中，并保存該規(guī)則方便以后的利用。

    對(duì)檔案接收登記數(shù)據(jù)庫(kù)與產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫(kù)中相同的字段進(jìn)行匹配關(guān)聯(lián)設(shè)置，從而使檔案接收登記數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫(kù)中。

三、建立產(chǎn)品檔案歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)

    在產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理并檢查核對(duì)數(shù)據(jù)是否正確。對(duì)于審核過(guò)的檔案進(jìn)行歸檔處理，建立產(chǎn)品檔案歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)，增加正式歸檔所需信息字段，如檔案號(hào)、庫(kù)房存址、歸檔日期等，并對(duì)產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫(kù)與產(chǎn)品檔案歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)中相同的字段進(jìn)行匹配關(guān)聯(lián)設(shè)置，從而使產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的產(chǎn)品檔案歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)中。相同字段信息只需錄入一次，即可在多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中流轉(zhuǎn)，使工作效率有了很大的提高。歸檔后，檔案信息進(jìn)入正式的檔案庫(kù)中保管，同時(shí)記錄相關(guān)歸檔信息。

    還可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置統(tǒng)計(jì)條件和設(shè)計(jì)報(bào)表模板，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)形成產(chǎn)品級(jí)與文件級(jí)歸檔數(shù)據(jù)匯總表并打印。

四、檔案利用申請(qǐng)審批

    根據(jù)來(lái)訪人員信息以及所申請(qǐng)查詢檔案的開(kāi)放程度進(jìn)行審批，為來(lái)訪人員開(kāi)放相應(yīng)的查詢權(quán)限。將用戶信息錄入到系統(tǒng)中，以便進(jìn)行統(tǒng)一管理，錄入信息包括來(lái)訪人姓名、身份信息、介紹信等。系統(tǒng)會(huì)將申請(qǐng)與查閱信息保存在查閱利用登記數(shù)據(jù)庫(kù)中，還可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)并打印出申請(qǐng)查閱登記匯總表。

五、密級(jí)鑒定與銷毀鑒定

    對(duì)于超期保管的檔案，可以進(jìn)行密級(jí)鑒定與銷毀鑒定。由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后才能組織鑒定。通過(guò)系統(tǒng)的密級(jí)鑒定功能，可以進(jìn)行降密處理，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將鑒定結(jié)果保存在密級(jí)鑒定記錄數(shù)據(jù)庫(kù)中；通過(guò)系統(tǒng)的銷毀鑒定功能，可以按形成日期和保管期限鑒定出可以銷毀的檔案，或直接選擇需要銷毀的檔案進(jìn)行銷毀標(biāo)識(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其標(biāo)識(shí)成待銷毀狀態(tài)，對(duì)于待銷毀的檔案系統(tǒng)不再支持電子檔案利用申請(qǐng)和實(shí)體檔案利用申請(qǐng)，會(huì)自動(dòng)將鑒定結(jié)果保存在銷毀鑒定記錄數(shù)據(jù)庫(kù)中，并打印出銷毀清單，待審批后方可對(duì)其進(jìn)行正式銷毀或還原。

    信息時(shí)代的顯著特征就是信息量急劇增加，使用計(jì)算機(jī)輔助研究和設(shè)計(jì)，使得新型載體檔案日益增加，需要存儲(chǔ)保管的科技檔案也日益增加，檔案數(shù)據(jù)日益增加與檔案保管能力的矛盾以及檔案載體壽命有限與長(zhǎng)期保存的矛盾更加突出。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展不斷推動(dòng)科技檔案管理技術(shù)的更新，我們要不斷探索檔案信息化管理途徑，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

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