隨著信息時代的發(fā)展,企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)越來越多,企業(yè)之間的競爭也愈發(fā)的激烈。擁有先進的管理理念、管理模式和管理手段已經(jīng)成為企業(yè)之間競爭的強有力的武器,其中,ERP(EntERPriseResourcePlanning,企業(yè)資源計劃)作為以市場和客戶需求為導向,以實行企業(yè)內(nèi)外資源的優(yōu)化配置,最大限度消除生產(chǎn)經(jīng)營過程中的一切無效勞動和資源,實現(xiàn)信息流、物流、資金流、價值流和業(yè)務流的有機集成和提高客戶滿意度為目標,以計劃與控制為主線,以網(wǎng)絡和信息技術為平臺,集客戶、市場、銷售、采購、計劃、生產(chǎn)、財務、質(zhì)量、服務、信息集成和業(yè)務流程重組等功能為一體,以面向供應鏈管理為核心的現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法,自出現(xiàn)之后,就得到了很廣泛的應用和發(fā)展。
由于ERP建立在信息技術基礎上,利用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理思想,全面地集成企業(yè)的所有資源信息,并為企業(yè)提供決策、計劃、控制與精英業(yè)績評估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺,通過為企業(yè)量身定做并合理運用的ERP系統(tǒng),可以增加企業(yè)效益,能為企業(yè)創(chuàng)造更大的財富。但是,在實施ERP的企業(yè)中有相當多的企業(yè)花費了大量的財力、人力和時間卻沒有達到預期的目的。這些企業(yè)失敗的原因雖然各不相同,但大都與對ERP認識不足有關。實際上,ERP作為一種管理思想和方法,其成功的實施離不開企業(yè)整體環(huán)境的影響,其整個實施的過程需要用系統(tǒng)論的觀點,從整體出發(fā),對ERP的實施實行過程控制,唯有如此,才能夠取得最佳效果。
1、系統(tǒng)論思想概述
系統(tǒng)一詞,來源于古希臘語,是由部分組成整體的意思。通常把系統(tǒng)定義為:由若干要素以一定結構形式聯(lián)結構成的具有某種功能的有機整體。在這個定義中包括了系統(tǒng)、要素、結構、功能四個概念,表明了要素與要素、要素與系統(tǒng)、系統(tǒng)與環(huán)境三方面的關系。系統(tǒng)論的核心思想是整體觀念,貝塔朗菲強調(diào),任何系統(tǒng)部是一個有機的整體,它不是各個部分的機械組合或簡單相加,系統(tǒng)的整體功能是各要素在孤立狀態(tài)下所沒有的新質(zhì)(整體大于部分之和)。其基本思想方法.就是把所研究和處理的對象,當作一個系統(tǒng),分析系統(tǒng)的結構和功能。研究系統(tǒng)、要素、環(huán)境三者的相互關系和變動納規(guī)律性,并優(yōu)化系統(tǒng)的整體功能。所以,從系統(tǒng)觀點看問題,世界上任何事物都可以看成是一個系統(tǒng),系統(tǒng)是普通存在的。系統(tǒng)論的任務.不僅在于認識系統(tǒng)的特點和規(guī)律,更重要地還在于利用這些特點和規(guī)律去控制、管理、改造或創(chuàng)造一個系統(tǒng),使它的存在與發(fā)展合乎人的目的需要。也就是說,研究系統(tǒng)的目的在于調(diào)整系統(tǒng)結構,協(xié)調(diào)各要素關系,使系統(tǒng)達到優(yōu)化目標。
2、基于系統(tǒng)論思想的ERP實施模型
企業(yè)實施ERP的過程中,同樣需要考慮到系統(tǒng)的觀點,從整體上考慮ERP的實施。盡管ERP理論十分先進和科學,所采用的計算機硬件和軟件也相當?shù)目茖W和成熟,但是,要在一個運轉中的企業(yè)驚醒流程再造,改變現(xiàn)有企業(yè)流程,對企業(yè)進行脫胎換骨的改造,并不是一件十分容易的事情,相反,反而存在著很大的風險,許多企業(yè)在實施過程中出現(xiàn)了問題,或者半途而廢,或者最終完全失敗,給企業(yè)造成了很大的損失。失敗的根本原因在于企業(yè)在實施ERP的過程中,沒有考慮到ERP的導入時機,沒有考慮到企業(yè)所處的環(huán)境,沒有考慮到ERP實施的風險和成本,簡言之,沒有從系統(tǒng)的觀點來考慮ERP的實施。
因此,本文基于系統(tǒng)論思想來考慮ERP的實施過程,建立了考慮導入時機、成本、風險控制、外部環(huán)境在內(nèi)的ERP實施模型,如圖1所示。
圖1基于系統(tǒng)論思想的ERP實施模型
3、基于系統(tǒng)論思想的ERP實施模型步驟
按照基于系統(tǒng)論思想的ERP實施模型,企業(yè)在實施ERP的過程可以分為四個步驟,即企業(yè)所處環(huán)境分析、ERP導入時機選擇、ERP實施過程控制、ERP實施效果評價,其中,實施過程控制又涉及到成本控制和風險的控制,通過兩方面的控制來降低ERP實施過程中的風險和成本。
3.1企業(yè)所處環(huán)境分析
由于ERP不僅是一個涉及到企業(yè)內(nèi)部管理流程的變化,還面向企業(yè)上下游供應鏈,在實施的過程中外部環(huán)境的影響,因此,企業(yè)在實施ERP時,必須對企業(yè)所處的環(huán)境進行分析,主要考慮社會環(huán)境條件和外部資源條件。其中,社會環(huán)境條件主要考慮實施企業(yè)所處的行業(yè)環(huán)境,企業(yè)所處行業(yè)的供應鏈結構和規(guī)范程度的好壞在很大程度上會影響企業(yè)ERP項目實施的結果。供應鏈上游的供應商的可靠程度,供應鏈下游的需求信息的可靠程度和及時程度,都會影響ERP實施企業(yè)運行ERP的效果。外部資源條件指企業(yè)實施ERP項目所需的外部軟件供應商和項目實施咨詢服務商。ERP軟件供應商提供企業(yè)所需ERP信息管理系統(tǒng),項目實施咨詢服務商幫助企業(yè)分析ERP的具體應用方式,改變原有的不合理的業(yè)務流程,并協(xié)助ERP系統(tǒng)的安裝使用或從舊系統(tǒng)到新系統(tǒng)的切換,因此,ERP實施企業(yè),ERP軟件供應商和項目咨詢公司在ERP項目的實施中通常會形成一個由三方構筑的合作環(huán)境。其中來自每一方的風險都存在,而來自任何一方的風險都有可能使一個ERP項目遭至失敗[1]。
3.2ERP導入時機選擇
由于在ERP的實施過程中往往涉及到對流程的重構,改變原有的流程以使得流程更加優(yōu)化,ERP從立項到真正產(chǎn)生效益需要相當長的周期。據(jù)有關研究表明,國外信息化較成功的項目,也要在六七年后才能見效益,如世界著名的雀巢美國分公司實施了世界第一品牌SAP公司的ERP軟件,可謂"強強結合",足足用了6年時間才基本能夠運行。在這種情況下,企業(yè)必須考慮導入ERP的時機,因為,如果實際選擇不當,就有可能對企業(yè)造成損害。一般來說,至少有4類企業(yè)不宜急于導入ERP,一類是滿負荷生產(chǎn),產(chǎn)品供不應求的企業(yè);另一類是產(chǎn)品生命周期已近末期、目前尚未有能夠占領市場的新產(chǎn)品的企業(yè);第三類是管理和產(chǎn)品均處于快速變化、尚未定型的企業(yè);第四類企業(yè)是人員少、產(chǎn)品少的袖珍型企業(yè)[2]。這四類企業(yè)或者是因為生產(chǎn)緊張不適宜流程做大的變化,或者產(chǎn)品生命周期到末期,流程改變無益于企業(yè)未來的發(fā)展,或者企業(yè)產(chǎn)品變化太快,使得ERP系統(tǒng)無法適應企業(yè)的變化。或者企業(yè)太小,管理不夠規(guī)范。所以,企業(yè)在導入ERP系統(tǒng)是必需考慮到企業(yè)的實際情況,選擇合適的時機再導入,不應該為了追潮流而盲目的導入。
3.3ERP實施過程控制
ERP是一個大而全的系統(tǒng),涵蓋了企業(yè)的各個方面,包括計劃、生產(chǎn)、銷售、采購、庫存、財務、設備、人力資源等子系統(tǒng),它要求在全企業(yè)范圍內(nèi)對一些主要的管理對象,如人、財、物(產(chǎn)品、物料、設備等)實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范的管理,對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)中的信息流均采用計算機進行收集、存儲、加工、傳輸?shù)裙芾砉ぷ鳎瑥母旧细淖兪占⑻幚怼⒗眯畔⒌姆绞剑畔⒅R經(jīng)濟的發(fā)展,必然要求與之相應的高效的組織架構,從而導致了組織形式的巨大變革,推動了企業(yè)業(yè)務流程的重組乃至組織結構的重構。在企業(yè)業(yè)務流程重組或者組織結構重構的過程中,企業(yè)必須注意實施ERP的風險與成本。
3.3.1風險控制
總結ERP的實施,其風險一般來自于企業(yè)內(nèi)部和外部兩個方面。就外部而言,除了軟件公司、咨詢公司等合作方的不確定性帶來的風險以外,也有企業(yè)外部的社會環(huán)境等問題。就企業(yè)內(nèi)部而言,企業(yè)管理模式與管理水平、員工素質(zhì)與態(tài)度、駕馭項目能力、信息化基礎等,都可能成為影響ERP成敗的因素[3]。由于外部風險可以歸結于企業(yè)所處的環(huán)境,因此,此處重點針對企業(yè)在ERP實施中的內(nèi)部風險及對策進行論述。
(1)管理模式落后的風險及對策
ERP作為一種管理思想和管理理念,其實施需要企業(yè)相應的改變管理模式,對企業(yè)的管理水平和管理能力提出了較高的要求。但是,部分企業(yè)的管理基礎和信息化程度還相對落后,管理水平、管理方法與成熟的管理模型還有差距,需要一個提高的過程。另外,ERP管理的信息源不只是企業(yè)內(nèi)部的信息,還包括供應鏈中的外部信息,在目前的條件下,很多企業(yè)缺少獲取外部市場和客戶信息的社會環(huán)境和手段,獲取外部信息的能力還很差,所以,ERP有些思想在某些企業(yè)內(nèi)還沒有普遍實現(xiàn)的外部基礎。
針對這種情況,企業(yè)在實施ERP的時候,必須充分評估企業(yè)的管理水平和管理能力,評估企業(yè)的信息化水平,不惟ERP而ERP,在企業(yè)還沒有完全達到或者具備實施ERP的管理基礎和信息化水平的情況下,絕不盲目投入,而應該加大對企業(yè)員工的培訓,提高企業(yè)的管理水平,另外,積極推進企業(yè)信息化工作,提高企業(yè)的信息化水平,為企業(yè)實施ERP打下良好的基礎。
(2)員工素質(zhì)的風險及對策
人都有慣性,習慣了傳統(tǒng)管理模式和既有人文思想影響和熏陶的員工往往容易根據(jù)現(xiàn)有理念去解讀ERP。在ERP的實施過程中,某些員工由于對ERP的認識不足,往往會產(chǎn)生抵觸情緒,希望能夠按自己的想法甚至習慣,千方百計希望ERP適應自己,結果往往改變了系統(tǒng)原有結構和功能,最后實施的結果可能已不是原先的ERP產(chǎn)品了,花了巨大的投資和精力,事實上得到的卻是根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務模型重新開發(fā)的管理系統(tǒng),相當于買ERP產(chǎn)品那筆錢是白花了,加大了投資風險。
因此,在ERP的實施過程中,企業(yè)必須與員工進行充分的溝通,詳細地向員工介紹ERP的思想及原理,讓員工認識到實施ERP對于企業(yè)的重要性,并讓員工明白現(xiàn)有的改變都是為了提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平,減少員工的抵觸情緒,提高員工參與的積極性,從而使得ERP能夠順利地實施。
(3)駕馭項目的能力
ERP的實施是一個系統(tǒng)工程,絕對不僅僅是一套軟件,而是一種管理理念和模式,其實施的過程中,牽涉到企業(yè)的方方面面,很可能會引起企業(yè)的完全變革,必然會涉及到部分人的利益,因此,在ERP的實施過程中,必須選派能力強的人員參與,最好能夠有企業(yè)最高領導的介入,從全局的角度對ERP的實施做出統(tǒng)籌的規(guī)劃,為ERP實施掃清各方面的障礙,保證項目順利實施。
3.3.2成本控制
在ERP的實施過程中,企業(yè)或者直接購買ERP軟件,或者自行開發(fā),無論何種方式都不可避免的會涉及到成本的問題。但是,ERP在實施過程中,不僅僅涉及到軟件的成本,還涉及到一系列的隱藏成本,如培訓成本、資料轉換成本、整合測試成本、人員輪替成本、顧問成本等等。在考慮到這些成本之后,企業(yè)將會發(fā)現(xiàn)ERP的實施對于企業(yè)來說將是一個很大的現(xiàn)金投入工程。因此,在實施的過程中,企業(yè)必須注意成本控制,考慮到企業(yè)的承受能力進行投資。
3.3.3ERP實施效果評價
在企業(yè)實施ERP的時候,往往存在一種誤區(qū),很多企業(yè)可能關注了ERP的選型、ERP的實施,但是,卻往往會忽視了實施后的效果評價。實際上,在ERP實施之后,企業(yè)仍然需要對ERP的實施效果進行進一步的評價,這是由于在實施之后,企業(yè)的管理流程和管理平臺都發(fā)生了很大的變化,員工和管理者都有一個適應的過程,企業(yè)必須注意在應用中存在的問題,及時解決問題,并且,時時注意企業(yè)產(chǎn)品和行業(yè)環(huán)境、社會環(huán)境的變化,在企業(yè)環(huán)境發(fā)生很大變化時,企業(yè)及時采取措施對ERP進行升級或者換代,以適應環(huán)境的變化。
4結束語
ERP的實施是一個系統(tǒng)工程,涉及到企業(yè)內(nèi)外多個方面的因素,必須從整體考慮,特別是在我國現(xiàn)階段總體管理水平不高、信息化基礎的情況下,更應該用系統(tǒng)論的思想統(tǒng)籌考慮ERP實施的相關問題,結合企業(yè)自身條件和外部環(huán)境,借鑒ERP實施的經(jīng)驗教訓,循序漸進,才能夠實現(xiàn)ERP的成功實施。
參考文獻:
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[3]韓承雙,吳海峰.ERP風險分析與實施策略[J].河北工業(yè)大學學報,2007(4):11-14.
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本文標題:基于系統(tǒng)論思想的ERP系統(tǒng)實施模型
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