0 引言
近幾年來(lái)。我國(guó)在ERP信息系統(tǒng)建設(shè)和信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展方面取得了巨大的成績(jī)，一大批ERP信息系統(tǒng)相繼建成并投入使用，產(chǎn)生了巨大的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。但隨著一些信息化工程的不斷實(shí)施，信息化工程在建設(shè)過(guò)程中也存在著如下一些問(wèn)題：①系統(tǒng)質(zhì)量不能滿(mǎn)足應(yīng)用的基本需求；②工程進(jìn)度拖后延期；③項(xiàng)目資金使用不合理或嚴(yán)重超出預(yù)算；④項(xiàng)目文檔不全甚至嚴(yán)重缺失；⑤在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求一變?cè)僮儯孩拊陧?xiàng)目實(shí)施過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象；⑦系統(tǒng)存在著安全漏洞和隱患；⑧重硬件輕軟件，重開(kāi)發(fā)輕維護(hù)，重建設(shè)輕使用。這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙著信息化建設(shè)進(jìn)程，產(chǎn)生了很多豆腐渣工程，使國(guó)家和用戶(hù)單位蒙受了重大的經(jīng)濟(jì)損失。為了減少ERP信息系統(tǒng)建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范信息工程建設(shè)市場(chǎng)，保證工程投資的效益，對(duì)信息工程建設(shè)進(jìn)行有組織、規(guī)范化的監(jiān)理就顯得非常重要。
在這種背景下，ERP信息系統(tǒng)的監(jiān)理逐漸引起了各方的高度關(guān)注，越來(lái)越多的業(yè)主方開(kāi)始在他們的工程建設(shè)中引入監(jiān)理。但是，ERP信息系統(tǒng)的監(jiān)理畢竟是一個(gè)新生事物，相關(guān)各方對(duì)監(jiān)理的認(rèn)識(shí)還存在著各種各樣的誤區(qū)，因此監(jiān)理公司在執(zhí)行監(jiān)理的過(guò)程中，有可能遇到各種各樣的情況，中途參與監(jiān)理就是其中一個(gè)典型。
1 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的過(guò)程分析
1.1 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的工作流程
ERP信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的一般流程是監(jiān)理單位經(jīng)過(guò)監(jiān)理招投標(biāo)，中標(biāo)后接受業(yè)主單位委托，雙方簽訂監(jiān)理合同，主要內(nèi)容包括監(jiān)理項(xiàng)目對(duì)象、雙方權(quán)利義務(wù)、監(jiān)理收費(fèi)、爭(zhēng)議的解決方式等；監(jiān)理公司成立監(jiān)理項(xiàng)目部，確定項(xiàng)目總監(jiān)和監(jiān)理工程師；監(jiān)理項(xiàng)目部熟悉情況，收集項(xiàng)目有關(guān)資料，作為開(kāi)展監(jiān)理工作的依據(jù)，并制訂項(xiàng)目的監(jiān)理規(guī)劃；在監(jiān)理規(guī)劃指導(dǎo)下，制訂監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；根據(jù)監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實(shí)施細(xì)則，規(guī)范地開(kāi)展監(jiān)理工作，實(shí)施ERP信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的具體工作內(nèi)容；監(jiān)理工作完成后，進(jìn)行監(jiān)理工作總結(jié)。其流程如圖1所示。
圖1 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理工作流程
1.2 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的主要內(nèi)容
“四控、三管、一協(xié)調(diào)”是信息工程監(jiān)理的主要內(nèi)容。目前，ERP信息系統(tǒng)建設(shè)主要分為信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)2大類(lèi)。不同的系統(tǒng)其過(guò)程也是不一樣的。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)一般要經(jīng)歷準(zhǔn)備階段、設(shè)計(jì)階段、實(shí)施階段和驗(yàn)收階段。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)一般也要經(jīng)歷這4個(gè)階段，但具體的內(nèi)容卻并不一樣。對(duì)于不同系統(tǒng)的不同階段，監(jiān)理工作的側(cè)重點(diǎn)也是不同的，具體的差別如表1所示。
表1 不同ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的區(qū)別
針對(duì)每個(gè)階段，監(jiān)理工作都有投資控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、變更與風(fēng)險(xiǎn)控制，合同管理、信息管理、安全管理、協(xié)調(diào)關(guān)系等任務(wù)，從而來(lái)保障工程項(xiàng)目按預(yù)期目標(biāo)完成。但是，由于中途介入的監(jiān)理其所經(jīng)歷的過(guò)程不完整，監(jiān)理工作中存在比較大的隱患和風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)理人員處理不當(dāng)容易引起糾紛，所以必須采取相應(yīng)的對(duì)策來(lái)保證監(jiān)理工作的順利進(jìn)行。
2 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理中途介入的情況分析
2.1 監(jiān)理中途介入的起因分析
盡管在ERP信息系統(tǒng)建設(shè)中引入監(jiān)理很有必要，但它卻是近2、3年來(lái)才興起的一門(mén)新興行業(yè)(此前只有建筑監(jiān)理)，很多項(xiàng)目的業(yè)主方對(duì)其在ERP信息系統(tǒng)建設(shè)中所起的作用知之甚少。某事業(yè)單位在ERP信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)工程建設(shè)招投標(biāo)階段，監(jiān)理公司曾主動(dòng)和其聯(lián)系過(guò)。但該單位因?yàn)榉N種原因拒絕監(jiān)理的介入。但隨著項(xiàng)目建設(shè)在實(shí)施階段的逐漸深入，該事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)中暴露的問(wèn)題越來(lái)越多，而自身又沒(méi)有能力解決，才重新重視起監(jiān)理的作用，從而決定在工程建設(shè)中途引入監(jiān)理。
2.2 監(jiān)理中途介入后所面臨的一些問(wèn)題
監(jiān)理中途介入后，監(jiān)理人員面臨如下問(wèn)題：
(1)監(jiān)理工作的開(kāi)始階段在工程的實(shí)施階段，對(duì)于工程項(xiàng)目在準(zhǔn)備階段和設(shè)計(jì)階段的情況幾乎是一無(wú)所知；
(2)缺少一些必備的監(jiān)理文檔，比如監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等；
(3)由于項(xiàng)目雙方的原因，有可能對(duì)監(jiān)理工作的開(kāi)展造成一些阻力。比如：建設(shè)方對(duì)監(jiān)理工作存在一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)，認(rèn)為監(jiān)理人員應(yīng)該全天旁站，時(shí)刻監(jiān)督承建方的工作，并要求監(jiān)理人員幫助承建方的工作。而承建方也可能因?yàn)楸O(jiān)理的中途介入而產(chǎn)生抵觸情緒，出現(xiàn)不配合監(jiān)理工作的現(xiàn)象，比如不按時(shí)提交工程進(jìn)度計(jì)劃表和項(xiàng)目的有關(guān)文檔資料等；
(4)由于商業(yè)利益的沖突，不時(shí)會(huì)有其它設(shè)備供商進(jìn)入旅工現(xiàn)場(chǎng)，干擾監(jiān)理工作和施工進(jìn)度。
3 相關(guān)對(duì)策
為了有效解決這些問(wèn)題，保證項(xiàng)目的質(zhì)量，最大可能地規(guī)避監(jiān)理工作中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，有必要采取如下相關(guān)對(duì)策。
3.1 監(jiān)理準(zhǔn)備工作
3.1.1 盡快組建監(jiān)理項(xiàng)目部
根據(jù)業(yè)主委托監(jiān)理合同的內(nèi)容，并結(jié)合該工程建設(shè)特點(diǎn)。監(jiān)理公司成立了相應(yīng)的工程建設(shè)監(jiān)理項(xiàng)目部進(jìn)駐施工現(xiàn)場(chǎng)，并將該監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織形式、人員構(gòu)成及對(duì)總監(jiān)理工程師的任命書(shū)面通知建設(shè)單位。
3.1.2 收集工程檔案資料
讓業(yè)主方提供項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)文件、施工合同、工程預(yù)算書(shū)等資料。同時(shí)要求承建方提供網(wǎng)絡(luò)施工的組織設(shè)計(jì)方案和進(jìn)度計(jì)劃表，主要技術(shù)人員和管理人員名單，以及有關(guān)工程檔案資料，并要求承建單位補(bǔ)辦開(kāi)工申請(qǐng)。
3.1.3 編寫(xiě)監(jiān)理規(guī)劃
總監(jiān)理工程師根據(jù)收集的工程檔案資料主持編制詳細(xì)的監(jiān)理規(guī)劃，明確項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作目標(biāo)，確定了具體的監(jiān)理工作制度、程序、方法和措施；當(dāng)涉及到建設(shè)單位和承包單位工作時(shí)，監(jiān)理工作程序應(yīng)符合委托監(jiān)理合同和施工合同的規(guī)定。監(jiān)理規(guī)劃完成后經(jīng)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，在召開(kāi)第一次工地會(huì)議前報(bào)送建設(shè)單位，由其進(jìn)行審批。
3.1.4 召開(kāi)第一次三方監(jiān)理工作會(huì)議
監(jiān)理人員努力督促并積極參加由建設(shè)單位主持召開(kāi)的第一次三方監(jiān)理工作會(huì)議，會(huì)議主要內(nèi)容有：
(1)承建單位介紹施工現(xiàn)場(chǎng)的組織機(jī)構(gòu)、人員及分工，以及工程籌建和施工情況；
(2)建設(shè)單位根據(jù)委托監(jiān)理合同宣布對(duì)總監(jiān)理工程師的授權(quán)；
(3)總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃的主要內(nèi)容和實(shí)施監(jiān)理工程的主要人員；
(4)研究確定施工過(guò)程中監(jiān)理例會(huì)召開(kāi)的周期、地點(diǎn)、主要議題以及參加會(huì)議的主要人員等。
3.1.5 盡快熟悉項(xiàng)目情況
總監(jiān)理工程組織專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師全面熟悉和掌握該工程的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)方案和施工合同內(nèi)容，并撰寫(xiě)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)方案存在的問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)建設(shè)單位向設(shè)計(jì)單位提出建議，督促設(shè)計(jì)單位編制設(shè)計(jì)變更文件，經(jīng)與承包單位和建設(shè)單位協(xié)調(diào)變更費(fèi)用和工期后。由總監(jiān)理工程師審核簽發(fā)工程變更單，交承包單位組織實(shí)施。如果施工合同中存在漏洞，應(yīng)及時(shí)召開(kāi)三方監(jiān)理會(huì)議，討論解決的辦法，盡快實(shí)施合同變更。
3.2 積極開(kāi)展監(jiān)理工作
(1)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘察，實(shí)行材料報(bào)驗(yàn)制度。現(xiàn)場(chǎng)勘察的主要目的是熟悉施工現(xiàn)場(chǎng)，檢查綜合布線(xiàn)的質(zhì)量，查看進(jìn)場(chǎng)設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)情況。對(duì)于已經(jīng)進(jìn)場(chǎng)的軟、硬件設(shè)備，監(jiān)理人員應(yīng)認(rèn)真審核其合格證書(shū)和生產(chǎn)廠(chǎng)家以及序列號(hào)，查看是否與合同相符。重點(diǎn)是查看承包方購(gòu)買(mǎi)的軟件產(chǎn)品，查看其是否與系統(tǒng)已經(jīng)安裝的軟件相一致。實(shí)踐中我們就發(fā)現(xiàn)承包方購(gòu)買(mǎi)的數(shù)據(jù)庫(kù)是Windows平臺(tái)的，而系統(tǒng)中實(shí)際安裝的數(shù)據(jù)庫(kù)卻是在Linux平臺(tái)下！
在設(shè)備抽檢合格的情況下，要求承包方填寫(xiě)工程材料/設(shè)備/配件報(bào)審表，在監(jiān)理工程師核驗(yàn)后方可使用；對(duì)沒(méi)有驗(yàn)收或者驗(yàn)收不合格的工程材料、設(shè)備和配件不準(zhǔn)使用。已經(jīng)使用的，要予以更換。
(2)審核施工現(xiàn)場(chǎng)人員的工作資質(zhì)，并做好相應(yīng)的記錄。由于該項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備涉及多個(gè)廠(chǎng)家，對(duì)于廠(chǎng)商派來(lái)的技術(shù)人員，監(jiān)理人員應(yīng)對(duì)其進(jìn)行資質(zhì)審核，查看其工作證，了解其技術(shù)經(jīng)歷是否與本工程的技術(shù)要求相符合，并登記其姓名和聯(lián)系方式。對(duì)于沒(méi)有工作證的，或無(wú)法證實(shí)其身份能力的，或其它與施工無(wú)關(guān)的人一律禁止其入場(chǎng)，保護(hù)建設(shè)方和承建方的利益不受侵害。
(3)針對(duì)承建方消極配合的情況，下發(fā)監(jiān)理通知。針對(duì)承建方不按時(shí)提交工程進(jìn)度計(jì)劃表資料等不配合監(jiān)理工作的情況，監(jiān)理可以采用監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單等書(shū)面通知的手段，明確監(jiān)理要求，并要求承包單位限期完成，督促其按照規(guī)范的方式開(kāi)展工作。
(4)審批承包單位報(bào)送的施工進(jìn)度計(jì)劃，檢查進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施，記錄實(shí)際進(jìn)度及其相關(guān)情況，并及時(shí)與進(jìn)度計(jì)劃實(shí)旋對(duì)比、分析，及時(shí)糾偏。
(5)堅(jiān)持以文件為主要溝通手段協(xié)調(diào)工程建設(shè)有關(guān)各方關(guān)系。
從實(shí)際的監(jiān)理工作中我們發(fā)現(xiàn)，組織協(xié)調(diào)工作是監(jiān)理過(guò)程中的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。組織協(xié)調(diào)工作除了采用匯報(bào)、交談和三方會(huì)議等形式之外，以文件的形式和業(yè)主、承建單位進(jìn)行協(xié)調(diào)是保證工程順利進(jìn)行的有效方法。比如：監(jiān)理單位可以定期和不定期地向建設(shè)單位提供監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)、書(shū)面通知回復(fù)等監(jiān)理文件，便于建設(shè)單位了解工程的進(jìn)展和存在的問(wèn)題；對(duì)承建單位可以采用一式三份的監(jiān)理通知單、監(jiān)理通知回復(fù)單、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃審批表、開(kāi)工令、復(fù)工令、停工令、工程款支付證書(shū)等文件來(lái)約束承建方的行為，保證項(xiàng)目有計(jì)劃、有步驟、穩(wěn)妥地向前推進(jìn)實(shí)施。監(jiān)理單位則可以使用收發(fā)文登記表、監(jiān)理日志、備忘錄等文件來(lái)規(guī)范自身的監(jiān)理工作。總之，以文件為主要的溝通手段可以盡最大可能規(guī)避行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。
4 結(jié)束語(yǔ)
通過(guò)實(shí)施以上措施，有效地解決了ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理中途介入后所面臨的一系列問(wèn)題，最大可能地規(guī)避了監(jiān)理工作當(dāng)中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，保證了ERP信息系統(tǒng)工程建設(shè)的質(zhì)量。目前，該信息工程已經(jīng)按時(shí)竣工，開(kāi)始投入使用，運(yùn)行情況良好。
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