萬事開頭難，古人自古就道出了這個普世之道，小到個人、企業(yè)，大到一個國家社會概莫能免。正由于人們對現(xiàn)實認(rèn)知的有限性，才使得人們在開始一件事情的初始顯得艱難，特別是當(dāng)這件事情是之前所未接觸過的事物時。企業(yè)實施ERP尤其類似，企業(yè)實施ERP一般而言僅有一次機(jī)會，第一次的成功與否異常關(guān)鍵，如第一次實施失敗，則企業(yè)可能會將ERP束之高閣，也許多年后才會重新提上日程。所以企業(yè)第一次實施成功的重要性不亞于一場重要戰(zhàn)役對一場戰(zhàn)爭的重要性，因為企業(yè)從論證到?jīng)Q定實施ERP已經(jīng)確定了ERP作為是企業(yè)的改革重點和契機(jī)，是企業(yè)信息化管理轉(zhuǎn)型的重要機(jī)會。進(jìn)行一項如此重要的戰(zhàn)役，進(jìn)行ERP項目的實施，對企業(yè)自身來說，卻是前無古人的新鮮事物，企業(yè)沒有過往的歷史經(jīng)驗可以提供借鑒。猶如一場戰(zhàn)役，各方各面的條件因素都是因時、因地、因人而異，企業(yè)靠自身的力量和資源無法獨立完成，只能借助外部力量來協(xié)助完成。聘請ERP咨詢公司是被廣泛認(rèn)可的認(rèn)為行之有效的ERP實施方式。企業(yè)實施ERP從立項開始到進(jìn)行ERP選型，再到從為數(shù)不多的咨詢公司中進(jìn)行甄選，短則數(shù)月，一旦確定最后的準(zhǔn)備工作就緒，也就完成了項目立項準(zhǔn)備階段，咨詢公司項目組進(jìn)駐也就標(biāo)志著項目實施階段的正式開始。項目開始階段千頭萬緒，作為項目管理必須把握重點。英國俗語有言：Well begun is half done（良好的開端是成功的一半），用在ERP實施項目上再恰當(dāng)不過。項目組織、項目計劃、項目目標(biāo)和范圍、項目溝通方式等等、都必須在項目啟動的前期逐一進(jìn)行確認(rèn)，并將它灌輸給每個項目成員。下面我們從以下幾個方面進(jìn)行一些啟動階段準(zhǔn)備工作的探討：

1. 項目組織形式
    項目組織分為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組和實施小組及咨詢顧問實施小組。對于作為ERP實施的主體，ERP項目作為“一把手”工程則要求企業(yè)的實施領(lǐng)導(dǎo)小組必須是公司的高層管理人員擔(dān)任，并且要求領(lǐng)導(dǎo)小組的組長必須是總經(jīng)理或執(zhí)行副總經(jīng)理。為什么ERP項目是“一把手”工程，很多文章都已經(jīng)進(jìn)行了充分的論證，在此不再贅述。公司高層領(lǐng)導(dǎo)對項目是否關(guān)注、關(guān)注程度如何將深刻影響項目的成敗！為保證ERP實施過程中各項流程和管理變革涉及到的各個部門都能及時有效的溝通，各個業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的負(fù)責(zé)人必須是領(lǐng)導(dǎo)小組的成員，對項目進(jìn)行指導(dǎo)。企業(yè)實施小組則主要由項目經(jīng)理和關(guān)鍵用戶組成，項目經(jīng)理由領(lǐng)導(dǎo)小組委派，可以是領(lǐng)導(dǎo)小組成員，關(guān)鍵是在企業(yè)熟悉企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程運作并且具備一定IT背景的人員擔(dān)任，溝通和協(xié)調(diào)能力要超過一般人員，為專職人員；關(guān)鍵用戶的構(gòu)成主要由各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)骨干或主要業(yè)務(wù)人員抽調(diào)到項目組，一般有兩人一個為主一個為輔。為保證企業(yè)ERP實施的新業(yè)務(wù)方案和業(yè)務(wù)流程規(guī)范能切實可行，并能在公司內(nèi)部各個業(yè)務(wù)部門完全的貫徹和傳承，保證知識管理和轉(zhuǎn)移的有效，所以關(guān)鍵用戶的作用不可或缺，也是實施上線后項目成功的關(guān)鍵。未來項目上線后，咨詢公司顧問人員將先后撤離項目組，此時關(guān)鍵用戶將起到真正的承上啟下作用，為將來企業(yè)ERP運行維護(hù)和業(yè)務(wù)優(yōu)化調(diào)整提供有力的支持和保障。

2. 項目目標(biāo)和范圍
    項目的目標(biāo)和范圍是項目成功與否的重要因素，目標(biāo)的切實可行、范圍的清晰可見是項目的成功保障。ERP實施作為一個企業(yè)管理的信息化變革，如果加入很多不切實際、模棱兩可的目標(biāo)將導(dǎo)致項目目標(biāo)的渙散，目標(biāo)統(tǒng)一一致是至關(guān)重要的。同時要求項目范圍必須是清晰可控的，能做什么不能做什么必須明確。不能跨越邊界要求ERP實施去實現(xiàn)很多非ERP項目的企業(yè)工作任務(wù)或其他業(yè)務(wù)信息化工作，否則將是舍本逐末，導(dǎo)致項目的延期，直至項目失敗。所以在項目啟動之處，必須非常明確的確定項目的目標(biāo)和范圍，進(jìn)行確認(rèn)。

3. 項目計劃
    在項目目標(biāo)和范圍確定的基礎(chǔ)上，制訂合理行之有效的項目計劃，對任務(wù)、人員和時間進(jìn)行合理分配。項目計劃的制定是一項要求細(xì)致的工作，必須要把所有任務(wù)進(jìn)行全盤的考慮，對現(xiàn)有和將來投入資源進(jìn)行充分考量，包括企業(yè)的設(shè)備、場地、實施人員、部門主要負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員及其他相關(guān)資源。項目計劃的制定有不同的方法，在此不進(jìn)行展開，關(guān)鍵的要點是項目的里程碑確認(rèn)。項目里程碑要求必須在某個時間點完成某個階段任務(wù)或目標(biāo)，比如需求調(diào)研分析的確認(rèn)完成。一旦里程碑確認(rèn)將不得更改，否則將會嚴(yán)重影響項目的進(jìn)度，打亂整個項目計劃的通盤考慮，需要進(jìn)行項目計劃變更和重新評估。項目計劃制定在項目啟動之初對項目整體的貢獻(xiàn)和重要性不言而喻。項目計劃制定的可執(zhí)行性將對項目經(jīng)理是一個嚴(yán)重考驗。項目計劃的執(zhí)行和控制是項目過程中項目經(jīng)理的另一項重要工作，在以后的項目實施文章中將進(jìn)行闡述。

4. 項目溝通方式
    在項目啟動之初為什么要對項目的溝通方式進(jìn)行考慮，并擺在啟動工作的重要事項呢？從事企業(yè)管理的人都知道，管理大部分的時間花在了溝通上，企業(yè)溝通成本非常高，電話、郵件、文件、會議不同的方式都在一個企業(yè)同時使用，每次溝通的效果都各有不同。ERP項目實施也類似，溝通占用了實施小組人員和公司內(nèi)部人員大量的時間。以哪種方式溝通、如何溝通、溝通的目的是什么都非常重要。在項目啟動之初，在項目組包括公司內(nèi)部確定項目的溝通方式，針對不同的任務(wù)和情況采用不同的溝通方式進(jìn)行明確定義，可以達(dá)到事半功倍的效果。由于溝通的雙方和各方在教育背景、知識積累、工作經(jīng)驗和所處崗位和各自出發(fā)點的差別，會導(dǎo)致溝通效果差異。所以項目實施中溝通的效率會產(chǎn)生項目的效率。項目啟動之初讓項目組和公司內(nèi)部上上下下都明白溝通的重要性并將采用行之有效的溝通方式和渠道進(jìn)行確認(rèn)，也就為項目成功提供重要保障。現(xiàn)代溝通方式有很多：即時網(wǎng)絡(luò)通訊、電話、視頻、會議、郵件、正式文檔等等。每種溝通的方式都有不同的要求。簡單舉個例子，對于項目會議的召開，就必須要求對項目會議的主題進(jìn)行明確，同時對會議進(jìn)行充分的文稿準(zhǔn)備，并在會前發(fā)給與會人員，特別是會議的重要決策人員，同時在會議之前提前與重要決策人員進(jìn)行初步的交流，保證會議時間的可控，提高會議的效率，保證會議決議的充分討論，并能最終做出科學(xué)的決策。會議作為項目實施的一種重要溝通方式，一定要在項目啟動之初進(jìn)行明確，同時在以后的實施階段進(jìn)行充分有效使用。

5. 項目啟動大會
    項目啟動大會其實質(zhì)也是項目溝通方式的一種，為什么單獨作為重要一項內(nèi)容呢？個人認(rèn)為項目啟動大會的成功召開從實質(zhì)上對ERP項目在公司內(nèi)部的地位和作用，起到了很好的宣傳作用。猶如產(chǎn)品銷售需要廣告一樣。ERP實施在公司也要進(jìn)行相關(guān)的廣告宣傳，進(jìn)行相應(yīng)的造勢。其作用有三：一是給公司內(nèi)部所有員工包括所有管理人員和基層員工，進(jìn)行一次大范圍的ERP知識宣貫；二是再一次強(qiáng)調(diào)ERP對企業(yè)的重要，強(qiáng)調(diào)企業(yè)高層對ERP的重視程度。有利于項目實施階段的順利推行，因為有企業(yè)高層特別是總經(jīng)理在啟動大會上的支持表態(tài)，也就是給ERP項目拿到了尚方寶劍。三是給項目小組員工一次公開的激勵和表揚，提高參與項目人員的積極性和榮譽感。為項目的推動提供動力。同時也給項目成員一種無形的壓力，對于這個公司上下都及其重視的項目，對企業(yè)管理信息化變革如此重要的項目只許成功不許失敗，引導(dǎo)項目成員更積極主動的承擔(dān)重要的工作和任務(wù)。簡而言之，項目啟動大會就是一次企業(yè)吹響進(jìn)軍ERP的誓師大會。企業(yè)選擇了ERP，也就意味著企業(yè)將進(jìn)行更多的變革，意味著企業(yè)開始進(jìn)入一個嶄新的里程，不管結(jié)果如何都沒有回頭路可走。

    項目啟動大會，是ERP項目啟動階段最后一項工作，它同時也就標(biāo)志著ERP項目啟動階段的結(jié)束，項目也將迎來了充滿困難的實施之路。在ERP項目的實施階段也許有時會碰到各種激流和暗礁，也許有時會風(fēng)平浪靜，那么在此過程如何駕馭好這艘ERP的大船在信息化的海洋中航行呢？希望能在以后的實施篇中與大家一起共同探討和分享。

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本文標(biāo)題：ERP軟件項目實施的準(zhǔn)備啟動工作

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